Privacy policy Canada

Aux fins de cette politique, l’expression « renseignements personnels » désigne tout renseignement concernant un individu identifiable, et comprend un renseignement qui, lorsque combiné à d’autres renseignements, peut devenir un renseignement concernant un individu identifiable. Ne sont pas des renseignements personnels les renseignements qui ont été modifiés ou épurés de sorte qu’ils ne peuvent plus être utilisés pour identifier directement ou indirectement une personne (c.-à-d., des renseignements anonymes).

Rexel recueille et traite vos renseignements personnels dans les contextes suivants :

• les ressources humaines (« RH »), notamment l’embauche, l’évaluation du rendement, la planification des heures de travail, l’administration des avantages sociaux et la gestion des déplacements; et
• la paie, y compris la vérification, le suivi des dépenses et les remboursements, et la comptabilité.

Rexel peut recueillir, utiliser, conserver et transférer différents types de renseignements personnels vous concernant, que nous avons regroupés comme suit :

• Les Informations relatives à la vérification des antécédents, y compris le casier judiciaire, les copies de documents d’identité et les rapports médicaux ;
• Les Informations sur les urgences, y compris les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, l’état de santé et les allergies ;
• Les Informations médicales, y compris toute information concernant l’état de santé;
• Les Informations financières, y compris informations bancaires, informations fiscales et informations sur les prestations ;

• Les Informations d’identité, y compris :

  1. le prénom, le nom de famille,
  2. la date de naissance,
  3. historique d’éducation et de formation,
  4. courriel(s),
  5. numéro(s) de téléphone,
  6. adresse résidentielle,
  7. numéro d’assurance sociale,
  8. passeport
  9. numéro d’identification de l’employé, et
  10. numéro d’adhésion à un programme de voyageur fréquent ;
  11. état civil;
  12. genre
• Des Images de sécurité, y compris des vidéos de vous capturées par nos caméras de télévision en circuit fermé;
• Des Informations techniques, y compris votre/vos nom(s) d’utilisateur(s), votre/vos identifiant(s), un journal des tentatives réussies et échouées de connexion aux systèmes de Rexel, votre localisation lorsque vous utilisez les systèmes de Rexel, et les informations sur le dispositif que vous utilisez pour accéder aux ressources de Rexel.
• Les informations personnelles du profil de carrière qui comprennent votre mot de passe du serveur de recrutement en ligne, comment vous avez entendu parler de nous, qui vous a recommandé, si vous êtes déjà un employé de Rexel ou non, votre statut d'autorisation de travail, votre CV, et d'autres informations que vous avez choisi d'ajouter à votre profil.

Rexel peut également recueillir, utiliser et partager des renseignements personnels agrégés sur les employés, tels que des informations statistiques ou démographiques, à quelque fin que ce soit. Les renseignements personnels agrégés des employés peuvent être dérivés de vos renseignements personnels, mais ne sont pas considérés comme des renseignements personnels en droit et aux fins de la présente politique, car ces renseignements ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons regrouper vos renseignements démographiques pour produire des statistiques sur nos ressources humaines. Toutefois, si nous combinons ou connectons des renseignements personnels agrégés sur les employés avec vos renseignements personnels de manière à pouvoir vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les renseignements combinés comme des renseignements personnels qui seront utilisés conformément à la présente politique.

Si vous fournissez à Rexel des renseignements personnels d’une autre personne (par exemple, des membres de votre famille), vous déclarez que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de cette personne pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de divulguer ces renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente politique.

Rexel utilise différentes méthodes pour recueillir des renseignements personnels auprès de vous et à votre sujet, y compris par le biais de :

(a) Collecte directe

Vous pouvez nous communiquer vos renseignements personnels en remplissant des formulaires ou en nous fournissant des informations en personne, par courrier, par téléphone, par courriel ou autrement.

(b) Collecte indirecte

Vous pouvez consentir à ce que nous recueillions des renseignements personnels tels que des informations sur les antécédents et des informations bancaires auprès de tiers. Ces tiers peuvent être des institutions financières, des agences de voyages et des sociétés chargées de vérifier les antécédents. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant lorsque nous surveillons l'utilisation de nos systèmes informatiques et de notre réseau afin d’assurer le respect des lois, règlements, directives gouvernementales et politiques internes applicables.

(c) En mettant à jour vos informations

Lorsque vous vous inscrivez à un compte d'utilisateur de service de recrutement en ligne et que vous mettez à jour ce compte d'utilisateur.

En général, Rexel recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels à votre sujet uniquement aux fins de gestion de la relation d’emploi. Vous trouverez ci-dessous les fins précises, suivies du type de renseignements personnels concernés :

1. Recruter et embaucher des candidats
   • Informations sur la vérification des antécédents
   • Informations sur les urgences
   • Informations d’identité
   • Informations financières

2. Surveiller, évaluer et gérer le rendement, les présences et le perfectionnement des talents des employés
   • Informations sur la vérification des antécédents
   • Informations d’identité
   • Informations financières
   • Images de sécurité
   • Informations techniques

3. Administrer la rémunération et les avantages sociaux des employés
   • Informations d’identité
   • Informations financières

4. Gérer les technologies de l’information et les systèmes de communication, notamment le système de courriel de l’entreprise, l’annuaire de l’organisation ou les réseaux d’entreprise
   • Informations d’identité
   • Informations techniques

5. Surveiller l'utilisation de nos systèmes et de notre réseau afin de veiller au respect des lois, règlements, normes gouvernementales et politiques internes
   • Informations d’identité
   • Informations techniques

6. Faciliter la mobilité et les déplacements des employés et gérer les affectations internationales
   • Informations sur la vérification des antécédents
   • Informations sur les urgences
   • Informations d’identité
   • Informations financières

7. Prévenir, identifier et enquêter sur les crimes impliquant les actifs et les systèmes de Rexel ou des violations des contrats et des politiques de Rexel
   • Informations sur la vérification des antécédents
   • Informations d’identité
   • Informations financières
   • Informations techniques

8. Gérer la procédure de cessation d'emploi
   • Informations sur la vérification des antécédents
   • Informations sur les urgences
   • Informations d’identité
   • Informations financières
   • Informations techniques

9. Respecter les obligations légales applicables
   • Informations sur la vérification des antécédents
   • Informations sur les urgences
   • Informations d’identité
   • Informations financières
   • Informations techniques

Notez que nous pouvons traiter vos renseignements personnels pour plusieurs des fins énumérées ci-dessus en fonction de l’objectif spécifique pour lequel nous utilisons vos renseignements personnels.

Nous utiliserons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la fin originale, ou lorsque autrement autorisé par la loi. Si vous souhaitez obtenir une explication sur la manière dont est traitée vos renseignements personnels et la nouvelle raison pour laquelle elle est recueillie, veuillez nous contacter. Si nous devons utiliser vos renseignements personnels à des fins non liées, nous vous en informerons et nous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos renseignements personnels sans votre consentement, dans le respect des règles ci-dessus, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

À l’exception de ce qui est prévu ci-dessous, Rexel ne divulgue ni ne communique vos renseignements personnels à des organismes ou à des tiers sans votre consentement à moins d’y être requis ou autorisé par la loi. De plus, Rexel ne vend en aucun cas vos renseignements personnels à qui que ce soit.

Nous demandons à tous les tiers avec qui nous communiquons vos renseignements personnels de respecter la sécurité de vos renseignements personnels et de les traiter conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos fournisseurs de services à utiliser vos renseignements personnels à leurs propres fins et ne les autorisons à traiter vos renseignements personnels qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

De temps à autre, Rexel peut divulguer les renseignements personnels vous concernant :

• (a) aux prestataires de services de Rexel dans la mesure où une telle divulgation est nécessaire pour fournir des services en matière d’administration, de ressources humaines ou de technologie à Rexel en respectant la portée des raisons énoncées ci-dessus. Les prestataires de services comprennent notamment les compagnies d’assurance traitant les demandes de remboursement des employés et les personnes à leur charge, les entreprises de soutien de sites Web, les institutions bancaires desservant Rexel et ses employés, les firmes fournissant des services relatifs à la paie, aux régimes de retraite et aux avantages sociaux ainsi que les agents de voyage;
• (b) aux organismes gouvernementaux dans la mesure requise pour se conformer aux lois applicables;
• (c) à un tiers acheteur, investisseur, ou partenaire dans le cadre d’une transaction commerciale impliquant Rexel, tel que permis par les lois applicables;
• (d) au siège social de Rexel S.A. à Paris aux fins de supervision et de gestion des opérations de Rexel Canada Électrique Inc. et de planification de la relève pour les employés;
• (e) à toute(s) autre(s) partie(s), lorsque vous consentez à une telle divulgation ou lorsque la divulgation est requise ou permise par la loi.

En nous fournissant des renseignements personnels, vous reconnaissez et acceptez que vos renseignements personnels puissent être traités et conservés dans des provinces et des pays autres que celui où vous résidez, compte tenu de notre utilisation de services infonuagiques, y compris sur les serveurs de nos fournisseurs de services situés à l’extérieur de votre juridiction de résidence, où les lois concernant le traitement des renseignements personnels peuvent être différentes des lois applicables dans votre juridiction.

Dans le cas où nous effectuons de tels transferts, nous nous conformerons à nos obligations légales et réglementaires en ce qui concerne les renseignements personnels des employés. Cela peut comprendre la mise en place des obligations contractuelles appropriées pour assurer un niveau adéquat de protection des renseignements personnels des employés.

Sur demande écrite de votre part, et sous réserve de certaines exceptions, Rexel vous informera de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de vos informations personnelles et vous donnera accès à ces informations. Les demandes d'accès doivent être envoyées au coordinateur local des ressources humaines pour la protection de la vie privée, en utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe 10 ci-dessous.

Cette politique a été rédigé pour aider à assurer la conformité avec les lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée. Sous réserve de certaines exemptions, vous avez les droits suivants en ce qui concerne vos renseignements personnels que nous détenons :

(a) Votre droit d’accès

Si vous nous le demandez, nous confirmerons si nous traitons vos renseignements personnels et, sous réserve des exemptions applicables, nous vous fournirons une copie de vos renseignements personnels dans les délais prévus par la loi. Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Il peut arriver que nous ayons besoin de plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant. Si vous demandez des copies supplémentaires, nous pourrons être amenés à vous facturer des frais raisonnables.

(b) Votre droit de rectification

Si les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de les faire rectifier. Si vous avez droit à la rectification et si nous avons partagé vos renseignements personnels avec d’autres personnes, nous les informerons de la rectification dans la mesure du possible et si cela n’implique pas un effort disproportionné. Si vous nous le demandez, lorsque cela est possible et légal, nous vous indiquerons également les personnes avec lesquelles nous avons partagé vos renseignements personnels afin que vous puissiez les contacter directement. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de modifier, mettre à jour ou supprimer vos informations dans la section « Votre droit de contrôler la diffusion » ci-dessous.

(c) Votre droit de restreindre le traitement

Vous pouvez nous demander de « bloquer » ou de supprimer le traitement de vos renseignements personnels dans certaines circonstances, par exemple lorsque vous contestez l’exactitude de ces renseignements personnels ou lorsque vous vous opposez à l’une de nos activités de collecte ou de traitement. Si vous avez un droit à l’effacement et si nous avons partagé vos renseignements personnels avec d’autres personnes, nous les informerons de ce droit lorsque cela est possible. Si vous nous le demandez, lorsque cela est possible et légal pour nous de le faire, nous vous dirons également avec qui nous avons partagé vos renseignements personnels afin que vous puissiez les contacter directement.

(d) Votre droit à la portabilité des renseignements personnels

Vous avez le droit, dans certaines circonstances, d’obtenir les renseignements personnels que vous nous avez fournis (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers de votre choix.

(e) Votre droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment pour notre traitement de vos renseignements personnels. Toutefois, cela n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains services. Nous vous informerons si tel est le cas au moment où vous retirerez votre consentement.

Si vous êtes un utilisateur de nos applications mobiles, en acceptant de recevoir des notifications push, vous pouvez recevoir des notifications de transaction telles que des confirmations de commande, des mises-à-jour de statut et des notifications de livraison. Des notifications push ou des alertes push peuvent vous être envoyées sur votre appareil mobile bien que vous ne soyez pas connecté dans l'application. Nous utilisons les notifications push pour vous envoyer des mises-à-jour de transaction, des avis commerciaux urgents et offres marketing. À tout moment, vous pouvez gérer vos préférences de notification push ou désactiver ces notifications dans les paramètres de votre appareil mobile. Si vous choisissez de ne pas recevoir des notifications push, vous pouvez toujours recevoir des notifications In-App dans l'application.

Vous pouvez choisir de ne pas recevoir de notifications push directement sur votre appareil mobile en cliquant sur les «Paramètres» de votre appareil, puis en sélectionnant «Notifications» pour modifier ces options pour toute application de votre appareil mobile. Différentes configurations d’appareils ou de mises-à-jour peuvent modifier les paramètres de configuration. Votre choix de désactiver les notifications de l'application n'affectera pas les annonces ni les notifications de tierces entreprises.

Rexel a nommé le Chef du contentieux comme Chef de la protection des renseignements personnels afin qu’il supervise la conformité à cette politique de protection des renseignements et aux lois relatives à la protection de la vie privée applicables. Pour plus d’information sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée concernant les employés de Rexel, veuillez communiquer avec votre coordonnateur local de la protection des renseignements personnels du Service des ressources humaines comme suit :

• Québec et Atlantique : elena.vinogradov@rexel.ca
• Ontario : esther.gangaram@rexel.ca
• Ouest du Canada : nicola.pereira@rexel.ca

ou

Chez Rexel Canada, nous nous engageons à protéger la vie privée et la confidentialité de vos informations personnelles. La présente déclaration de confidentialité des données décrit comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos données personnelles au cours du processus de recrutement. En signant cette déclaration, vous reconnaissez avoir lu et compris son contenu et acceptez le traitement de vos données personnelles tel qu'il est décrit ci-dessous.

1. Collecte de données à caractère personnel : Nous pouvons collecter et traiter les catégories suivantes de données à caractère personnel au cours du processus de recrutement :
   • Coordonnées (nom, adresse, courriel, numéro de téléphone)
   • Parcours éducatif et professionnel
   • Antécédents professionnels
   • Compétences, qualifications et certifications
   • Références
   • Notes d'entretien et résultats d'évaluation
   • Toute autre information fournie au cours de la procédure de candidature

2. Finalité du traitement : Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes:
   • Évaluer votre aptitude à l'emploi
   • Vous contacter au sujet des offres d'emploi
   • Organiser des entretiens et des évaluations
   • Vérifier vos qualifications et vos références
   • Communiquer avec vous tout au long du processus de recrutement
   • Respecter les exigences légales et réglementaires

3. Partage et divulgation des données : nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec les parties suivantes, strictement sur la base du besoin de savoir:
   • Les employés internes participant au processus de recrutement
   • Les prestataires de services tiers participant au processus de recrutement (par exemple, les fournisseurs de services de vérification des antécédents).
   • Les autorités légales et réglementaires, si la loi l'exige

4. Sécurité des données : Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte ou l'altération. Nous limitons l'accès à vos données à caractère personnel au seul personnel autorisé et veillons à ce qu'il soit lié par des obligations de confidentialité.

5. Conservation des données : Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans la présente déclaration, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou autorisée par la loi. Si votre candidature n'est pas retenue, nous pouvons conserver vos données pour de futures offres d'emploi, à moins que vous ne demandiez leur suppression.

6. Vos droits : Vous avez le droit:
   • Accéder à vos données personnelles détenues par nous et en obtenir une copie
   • Rectifier toute donnée personnelle inexacte ou incomplète
   • S'opposer au traitement de vos données à caractère personnel
   • Demander l'effacement de vos données à caractère personnel, sous réserve d'obligations légales
   • Retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

7. Informations de contact : Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter notre Chef de la protection des renseignements personnels de Rexel (section 10)

En signant ci-dessous ou en consentant de façon électronique, vous confirmez que vous avez lu et compris la présente déclaration de confidentialité des données et que vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel tel qu'il est décrit dans le présent document.

Candidate's Name:

Date: